Reunião de negócios presencial e online

Por Tatianna Covolato*

Em reuniões, certifique-se antecipadamente de que todos os equipamentos estão funcionando, tem lugar para todos e o ambiente esteja nas condições adequadas – o que achar necessário – ar condicionado, cadeiras, Wi-Fi, iluminação, água ou café.

No horário de chegada seja pontual, sempre válido de 10-15 minutos de antecedência, tempo para se organizar e chegar no horário marcado. Quando externa, esteja atento aos possíveis imprevistos como trânsito, chuva, estacionamento.

Chegar em cima do horário não se recomenda, sempre melhor ter tempo para respirar e desacelerar. Chegar muito mais cedo também pode não ser a melhor opção, de acordo com a ocasião aguarde em local apropriado e evite ser anunciado antes da hora ou criar o dilema de ser ou não atendido antes do horário combinado.

A chamada pontualidade é sempre bem-vinda, porém, pode variar entre culturas ou circunstâncias e quando não tolerada torna-se falta de respeito independentemente da razão.

Comece e termine a reunião no horário, quem a conduz poderá disciplinar os participantes. Exceções acontecem, ocasionalmente, explique o ocorrido e evite deixar o tom de desorganização.

Durante a reunião a sua imagem poderá ser confirmada. No início, importante relembrar o propósito da reunião, se decisão única ou chegar a um consenso com a necessidade da participação de todos – seja objetivo!

Tenha elegância e seja profissional, sem risadas, conversas paralelas ou sussurros. Evite tamborilar à mesa, mostrar-se distraído ou expressões faciais desnecessárias. Digitando, importante equilibrar o contato visual sem ignorar quem está falando.

Planeje-se para terminar no horário e deixe os últimos minutos para a discussão dos próximos passos ou próximo encontro. Ao final, agradeça a presença de todos e com visitas acompanhe-os até a porta ou elevador.

Em reuniões virtuais segue-se o mesmo roteiro, escolha o local adequado sem distrações, interrompimentos ou ruídos, ligue o vídeo antecipadamente e certifique-se de já estar conectado no horário acordado. Apresente-se, nome e identificação da empresa, se necessário.

Fale pausadamente de forma clara e sucinta para que as pessoas possam ouvi-lo e entendê-lo. Se preciso, silencie o microfone. Todos podem ouvir! Por fim, comporte-se como faria em uma reunião presencial – com respeito e consideração pelos outros.

*Tatianna Covolato é especialista em etiqueta social, corporativa e à mesa. Siga no Instagram @euvibytati_etiquette

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